Ob Vereinsfest, Workshop oder Fachvortrag: Wer Anmeldungen per E-Mail sammelt, pflegt am Ende eine Liste von Hand und sucht am Einlass nach Namen. Ein Anmeldeformular für Veranstaltungen zu erstellen löst das an einer Stelle – vorausgesetzt, der Ablauf dahinter stimmt. Diese Anleitung führt dich von den richtigen Teilnehmerfeldern über die Bestätigungsmail und die Teilnehmerliste bis zum Anmeldeschluss und zum Einlass per QR-Code.
Vorher klären: Was das Anmeldeformular leisten muss
Bevor du das erste Feld anlegst, lohnt sich ein Blick auf den ganzen Ablauf. Eine Veranstaltung hat drei Phasen, und jede stellt eigene Anforderungen:
- Registrierung: Wer kommt, mit wie vielen Personen, für welchen Programmpunkt?
- Vorbereitung: Wie viele Plätze sind vergeben, was brauchst du für Catering, Material oder Raumplanung?
- Einlass: Wer ist tatsächlich da?
Aus diesen Fragen ergeben sich die Felder. Alles, was du in keiner der drei Phasen brauchst, gehört nicht ins Formular.
Die richtigen Teilnehmerfelder festlegen
Ein Anmeldeformular sollte sich in einer Minute ausfüllen lassen. Als Grundgerüst reichen meist diese Felder:
| Angabe | Feldtyp | Pflicht? |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Einzeiliges Textfeld | Ja |
| E-Mail-Adresse | E-Mail-Feld | Ja |
| Programmpunkt oder Termin | Auswahl- oder Radio-Feld | Ja, wenn es mehrere gibt |
| Anzahl Begleitpersonen | Zahlenfeld | Nein |
| Hinweise an das Orga-Team | Mehrzeiliges Textfeld | Nein |
Ein paar Entscheidungen machen den Unterschied:
- Auswahl statt Freitext. Wenn es mehrere Workshops oder Zeitfenster gibt, gib sie als feste Optionen vor. So kannst du später sauber zählen, statt Schreibweisen zu vergleichen.
- Nur abfragen, was du nutzt. Telefonnummer, Firma oder Anschrift sind nur sinnvoll, wenn du sie wirklich brauchst – etwa für Rückfragen am Veranstaltungstag oder eine Teilnahmebescheinigung.
- Rückfragen bei Bedarf einblenden. Mit Bedingungen erscheint das Feld für die Namen der Begleitpersonen erst, wenn jemand überhaupt Begleitpersonen angibt.
Kostet die Teilnahme etwas, kannst du den Gesamtbetrag direkt im Formular anzeigen lassen, etwa Teilnehmerzahl mal Ticketpreis. Wie das funktioniert, zeigt Formular mit Berechnung.
Mit einer Vorlage starten
In den Vorlagen findest du fertige Formulare als Ausgangspunkt. Streich zuerst alles, was du nicht brauchst, und ergänze dann die Felder für deine Veranstaltung.
Datenschutz bei der Anmeldung mitdenken
Name und E-Mail-Adresse sind personenbezogene Daten. Du brauchst deshalb einen Link zur Datenschutzerklärung am Formular, eine klare Zweckangabe und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Formularanbieter. Formenio verarbeitet Formulardaten auf Servern in Deutschland, den Auftragsverarbeitungsvertrag findest du direkt auf der Website.
Zwei Punkte werden bei Veranstaltungen gern übersehen:
- Sensible Angaben: Fragen nach Allergien, Unverträglichkeiten oder Mobilitätseinschränkungen können Gesundheitsdaten betreffen. Mach sie optional und frag sie nur ab, wenn du sie für die Planung tatsächlich nutzt.
- Fotos auf der Veranstaltung: Wenn du fotografieren und die Bilder veröffentlichen willst, kläre vorab, auf welcher Grundlage das passiert, und weise in der Anmeldung darauf hin.
Was bei Online-Formularen insgesamt zu beachten ist, ordnet DSGVO-konforme Online-Formulare ein. Wie dieser Artikel ersetzt er keine Rechtsberatung.
Bestätigungsmail per Workflow verschicken
Nach dem Absenden erwartet jede Person eine Bestätigung. Die richtest du in Formenio über einen Workflow ein:
- Leg unter „Workflows“ einen Workflow mit dem Trigger „Bei Absenden“ an.
- Füge die Aktion „E-Mail senden“ hinzu und wähle als Empfänger das E-Mail-Feld des Formulars.
- Formuliere Betreff und Text mit Platzhaltern aus den Antworten.
Ein Beispiel für den Text – die Feld-IDs sind hier zur besseren Lesbarkeit sprechend gewählt:
Hallo {{Name}},
danke für deine Anmeldung zum Sommerfest am 14. Juni ab 15 Uhr.
Dein Programmpunkt: {{Programmpunkt}}
Begleitpersonen: {{Begleitpersonen}}
Ort: Vereinsheim, Am Sportplatz 3
Beim Einlass scannst du den QR-Code am Eingang und bestätigst kurz deine E-Mail-Adresse.
Falls du doch nicht kommen kannst, melde dich bitte kurz unter orga@beispielverein.de.Der Text der E-Mail wird als reiner Text verschickt, HTML funktioniert hier nicht. Den Absendernamen kannst du anpassen, damit die Mail erkennbar von dir kommt. Gibt es unterschiedliche Programmpunkte mit eigenen Infos, legst du mit „Bei Absenden mit Bedingung“ getrennte Workflows an.
Keine automatische Erinnerung
Workflows starten beim Absenden, nicht zu einem festen Termin. Pack deshalb alle wichtigen Infos schon in die Bestätigungsmail. Eine Erinnerung kurz vor der Veranstaltung verschickst du bei Bedarf selbst.
Auch der Endbildschirm nach dem Absenden ist Teil der Bestätigung. Über „Endbildschirm bearbeiten“ kannst du dort mit Platzhaltern wie {{Name}} eine persönliche Nachricht anzeigen und per Button auf deine Veranstaltungsseite zurückverlinken.
Die Teilnehmerliste als Datensatz führen
Die Antworten deines Formulars kannst du jederzeit in der Tabelle ansehen, filtern und als CSV exportieren. Für die Planung ist eine eigene Teilnehmerliste oft praktischer. In Formenio legst du dafür einen Datensatz an – eine private Tabelle in deinem Dashboard.
So gehst du vor:
- Leg unter „Datensätze“ einen Datensatz an, zum Beispiel „Teilnehmende Sommerfest“, mit den Spalten Name, E-Mail, Programmpunkt und Begleitpersonen.
- Ergänze im Anmelde-Workflow die Aktion „Datensatz-Eintrag anlegen“ und ordne die Formularfelder den Spalten zu.
- Wähle die E-Mail-Adresse als Schlüsselfeld. Meldet sich jemand ein zweites Mal an, wird der bestehende Eintrag aktualisiert, statt ein Duplikat anzulegen.
Mehrere Aktionen laufen in einem Workflow nacheinander ab. Bestätigungsmail und Listeneintrag passen also in denselben Workflow. Wie viele Datensätze, Einträge und Workflows dein Plan enthält, steht in der Preisübersicht. Arbeitet dein Orga-Team lieber in einer Tabelle, kannst du die Anmeldungen zusätzlich übergeben, wie in Formular mit Google Sheets verbinden beschrieben.
Anmeldeschluss und Plätze begrenzen
Unter „Einstellungen“ im Formular-Editor legst du fest, wann Anmeldungen möglich sind:
- Formular aufrufbar ab: Ab diesem Zeitpunkt ist das Formular erreichbar, vorher sehen Besucher einen Hinweis, dass es noch geschlossen ist.
- Formular absendbar bis: Bis zu diesem Zeitpunkt werden Anmeldungen angenommen. Danach zeigt das Formular, dass es geschlossen ist. Die Prüfung läuft auf dem Server, ein zuvor geöffneter Link umgeht den Anmeldeschluss also nicht.
- Öffentlich: Schaltest du das aus, nimmt das Formular sofort keine Anmeldungen mehr an.
Details dazu stehen in der Dokumentation zu „Antworten einschränken“. Eine automatische Sperre nach einer bestimmten Zahl von Anmeldungen ist dort nicht beschrieben. Bei begrenzten Plätzen hilft deshalb dieses Vorgehen:
- Nenn die Platzzahl im Formular, damit niemand überrascht ist.
- Behalte die Teilnehmerliste im Blick – die Begleitpersonen zählen mit.
- Sind alle Plätze vergeben, schalte das Formular über „Öffentlich“ ab oder stell es auf eine Warteliste um: Ändere die Beschreibung entsprechend und passe Bestätigungsmail und Endbildschirm an, damit klar ist, dass die Anmeldung noch keine Zusage ist.
Das Formular verteilen: Link, Embed und QR-Code
Für die Anmeldung selbst hast du drei Wege, die sich kombinieren lassen:
- Link für Einladungsmail, Newsletter, Messenger und Social Media. Mit „Eigener Link“ in den Einstellungen wird daraus eine sprechende Adresse wie
/anmeldung-sommerfest. - Embed auf deiner Veranstaltungsseite, damit niemand die Website verlassen muss. Für WordPress zeigt Formular in WordPress einbinden die Varianten.
- QR-Code für Plakate, Flyer und Aushänge. Du findest ihn im Dialog „Teilen“ neben „Kopieren“ und lädst ihn als PNG herunter.
Ist Analytics aktiviert, siehst du im Bereich „Quellen“, ob die Anmeldungen eher über den QR-Code auf dem Plakat oder über den Link im Newsletter kommen.
Einlass per QR-Code organisieren
Am Veranstaltungstag willst du wissen, wer tatsächlich da ist. Dafür legst du ein zweites, sehr kurzes Formular an: das Check-in-Formular.
Selbst-Check-in am Eingang
Der einfachste Weg: Am Eingang steht ein Aufsteller mit dem QR-Code des Check-in-Formulars. Die Teilnehmenden scannen ihn mit dem eigenen Handy und tragen ihre E-Mail-Adresse ein – ein Feld, ein Button.
- Setz den Text des Absende-Buttons über „Absenden Text“ auf etwas wie „Jetzt einchecken“.
- Gibt es mehrere Eingänge oder Räume, legst du im Dialog „Teilen“ unter „Felder vorausfüllen“ für jeden Eingang einen eigenen QR-Code mit vorbelegtem Feld an, zum Beispiel einem versteckten Feld „Eingang“.
- Mit „Formular aufrufbar ab“ und „Formular absendbar bis“ ist der Check-in nur während des Einlasses offen.
Die Antworten dieses Formulars sind deine Anwesenheitsliste. Über den CSV-Export kannst du sie nach der Veranstaltung mit den Anmeldungen abgleichen.
Check-in durch dein Team
Willst du den Einlass selbst in der Hand behalten, prüft dein Team die Namen. Das Check-in-Formular bekommt dann ein Feld „Dropdown aus Quelle“, das seine Optionen aus deinem Teilnehmer-Datensatz holt. Mit der Option „Suchfeld im Dropdown anzeigen“ findet dein Team einen Namen auch in langen Listen schnell. Ein Workflow schreibt den Check-in anschließend in den Datensatz, etwa in eine Spalte „Eingecheckt“ mit der Uhrzeit über die Berechnung {{= uhrzeit() }}. Prüf diesen Ablauf vorher mit einem Testeintrag, damit die übrigen Spalten des Eintrags erhalten bleiben.
Teilnehmerliste schützen
Wer den Link zum Check-in-Formular kennt, sieht die Namen in der Auswahlliste. Teile ihn nur im Team, zeige als Anzeigefeld nur den Namen statt der E-Mail-Adresse an und schalte das Formular nach der Veranstaltung über „Öffentlich“ ab.
Beide Varianten ersetzen kein Ticketing-System mit persönlichen QR-Codes, die beim Scannen entwertet werden. Für Vereinsabende, Workshops und Fachveranstaltungen ist der Check-in per Formular aber oft genau richtig: schnell eingerichtet und ohne zusätzliche Software.
Fazit
Ein gutes Anmeldeformular für Veranstaltungen fragt nur ab, was du für Registrierung, Planung und Einlass brauchst. Den Rest erledigt der Ablauf dahinter: Ein Workflow verschickt die Bestätigungsmail und führt die Teilnehmerliste im Datensatz, die Zeiteinstellungen regeln den Anmeldeschluss, und ein kurzes Check-in-Formular mit QR-Code zeigt dir am Veranstaltungstag, wer da ist. Welche Bausteine Formenio dafür mitbringt, siehst du in der Funktionsübersicht. Am schnellsten kommst du voran, wenn du den ganzen Ablauf einmal in einem eigenen Konto mit einer Testanmeldung durchspielst.
