Wer Preise erst nach dem Absenden ausrechnet, verliert Zeit auf beiden Seiten: Wer anfragt, wartet auf eine Zahl, und du tippst Mengen in eine Tabelle. Ein Formular mit Berechnung zeigt Mengen, Zwischensummen und einen Richtpreis schon beim Ausfüllen an – und übernimmt das Ergebnis anschließend automatisch in die Bestätigungsmail und deine Unterlagen. Dieser Artikel zeigt dir an einem einfachen Beispiel, wie du so einen Preisrechner in Formenio aufbaust und worauf du achten solltest.
Wofür sich ein Formular mit Berechnung lohnt
Ein Preisrechner ersetzt kein Angebot. Er beantwortet aber früh die Frage, die fast jede Anfrage begleitet: „Ungefähr was kostet das?“ Typische Einsatzfälle:
- Handwerk: Fläche in Quadratmetern mal Preis pro Quadratmeter, plus Anfahrt und optionale Zusatzleistungen.
- Dienstleister: Stunden oder Termine mal Satz, etwa für Reinigung, Fotografie oder Nachhilfe.
- Agenturen: Paket plus Anzahl Seiten, Sprachen oder Korrekturschleifen.
- Bestellungen: Stückzahl mal Einzelpreis, zum Beispiel für Vereinskleidung oder Sammelbestellungen.
Der Nutzen liegt auf beiden Seiten. Interessenten sehen, ob ihr Budget passt, bevor sie absenden. Du bekommst Anfragen, die schon mit einer realistischen Größenordnung ankommen, und sparst dir die Rechnung von Hand.
Wie Berechnungen in Formenio funktionieren
Eine Berechnung ist ein Platzhalter mit einer Formel. Sie steht in geschweiften Klammern mit Gleichheitszeichen, Felder sprichst du mit einfachen Klammern an:
{{= {Menge} * {Preis} }}Im Editor musst du das nicht abtippen. Du öffnest einen Text, der Platzhalter unterstützt, klickst in der Werkzeugleiste auf Σ (Berechnung einfügen) und wählst die Felder über Variable aus. Die Vorschau „Ergibt“ zeigt dir direkt, was herauskommt. Die Feld-IDs in diesem Artikel sind zur besseren Lesbarkeit sprechend gewählt; in deinem Formular können sie anders aussehen.
Zur Verfügung stehen die Grundrechenarten + - * /, Potenzen mit ^, Klammern und einige Funktionen. Für Preisrechner sind vor allem diese wichtig:
| Funktion | Wofür du sie brauchst |
|---|---|
round(zahl; stellen) | Betrag auf Cent runden, z. B. round(…; 2) |
max(a; b) | Mindestbetrag absichern, z. B. Mindestauftragswert |
min(a; b) | Obergrenze setzen, z. B. gedeckelte Anfahrtspauschale |
sum(…) | Mehrere Posten addieren |
if(bedingung; dann; sonst) | Zwei Fälle unterscheiden, wenn die Bedingung 0 oder nicht 0 ist |
datum() | Aktuelles Datum, z. B. für die Bestätigungsmail |
Argumente trennst du mit Semikolon, Dezimalzahlen schreibst du mit Punkt. Ein versehentlich getipptes Komma wird automatisch umgewandelt. Die vollständige Referenz steht in der Dokumentation zu Berechnungen.
Was die Formel aus deinen Feldern macht
Damit die Rechnung stimmt, lohnt sich ein Blick darauf, wie Feldwerte in die Formel eingehen:
- Zahlen werden direkt übernommen. Nutze für Mengen deshalb ein Zahlenfeld – auf dem Smartphone erscheint dann auch gleich der Ziffernblock.
- Leere Felder und Text, der keine Zahl ist, zählen als 0.
- Ja/Nein-Felder werden zu 1 (ja) oder 0 (nein). Das ist der einfachste Weg für optionale Zusatzleistungen.
- Felder mit mehreren Werten gehen als Summe ihrer Werte ein.
Beispiel: Preisrechner für einen Malerbetrieb
Ein Malerbetrieb möchte auf der Website eine Anfrage mit Richtpreis anbieten. Die Preise im Beispiel sind frei gewählt – setz deine eigenen ein.
Felder im Formular:
- Name und E-Mail-Adresse (Pflicht)
- Wandfläche in m² – Zahlenfeld, ID
Flaeche - Abdeck- und Schutzarbeiten gewünscht? – Ja/Nein-Feld, ID
Abdecken - Nachricht – optionales Freitextfeld
- Ein Hinweistext mit den Berechnungen
Preislogik: 12 € pro m², Abdeckarbeiten pauschal 80 €, Anfahrt pauschal 40 €, Mindestauftrag 250 € netto.
Schritt 1: Die Zwischensumme
Im Hinweistext beginnst du mit dem Hauptposten:
Malerarbeiten: {{= {Flaeche} * 12 }} €Gibt jemand 30 m² ein, steht dort sofort „Malerarbeiten: 360 €“. Ganze Zahlen werden ohne Nachkommastellen angezeigt, andere Ergebnisse automatisch auf zwei Stellen mit Komma.
Schritt 2: Zusatzleistung und Pauschale
Das Ja/Nein-Feld liefert 1 oder 0. Multiplizierst du es mit dem Pauschalpreis, taucht der Posten nur auf, wenn er gewählt wurde:
Abdeckarbeiten: {{= {Abdecken} * 80 }} €
Anfahrt: 40 €Schritt 3: Mindestauftrag und Netto-Summe
Den Mindestauftragswert sicherst du mit max ab. Die Formel nimmt den größeren der beiden Werte – entweder die errechnete Summe oder 250:
Summe netto: {{= max({Flaeche} * 12 + {Abdecken} * 80 + 40; 250) }} €Weil eine Berechnung auf Felder verweist und nicht auf das Ergebnis einer anderen Berechnung, wiederholst du den Ausdruck in jeder Summe. Bei langen Preislisten hilft es, die Formel zuerst einmal sauber aufzuschreiben und dann zu kopieren. Eine einzelne Formel darf bis zu 1000 Zeichen lang sein.
Schritt 4: Umsatzsteuer und Brutto
Richtpreis brutto (inkl. 19 % USt.): {{= round(max({Flaeche} * 12 + {Abdecken} * 80 + 40; 250) * 1.19; 2) }} €Richtest du dich an Privatkunden, gehört die Umsatzsteuer in den angezeigten Preis: Die Preisangabenverordnung verlangt gegenüber Verbrauchern die Angabe von Gesamtpreisen, die laut Definition die Umsatzsteuer einschließen. Ob und mit welchem Satz bei dir Umsatzsteuer anfällt, hängt von deinem Betrieb ab – das klärst du mit deiner Steuerberatung.
Leere Felder mitdenken
Solange noch keine Fläche eingetragen ist, zählt das Feld als 0. In unserem Beispiel zeigt die Summe dann schon 250 € – den Mindestauftrag. Erklär das in einem Satz direkt darüber, etwa „Mindestauftragswert 250 € netto“, damit niemand über die Zahl stolpert.
Den Richtpreis als unverbindlich kennzeichnen
Ein Preisrechner arbeitet nur mit dem, was im Formular steht. Untergrund, Raumhöhe oder Zugänglichkeit kennt er nicht. Schreib deshalb direkt unter die Summe, was die Zahl ist – und was nicht.
Muster – Hinweistext unter der Summe: Der angezeigte Betrag ist ein unverbindlicher Richtpreis auf Basis deiner Angaben. Das verbindliche Angebot erhältst du nach einer kurzen Prüfung von uns.
Dieselbe Formulierung gehört in die Bestätigungsmail. Die Formulierung ist ein Muster und keine Rechtsberatung; wenn du unsicher bist, was in deinem Fall gilt, lass sie prüfen.
Auch für die Conversion hilft Klarheit: Eine erklärte Zahl wirkt vertrauenswürdiger als eine nackte. Weitere Hebel für mehr Abschlüsse beschreibt der Artikel Formular-Conversion optimieren.
Das Ergebnis per Workflow weiterverwenden
Die Anzeige im Formular ist die halbe Miete. Interessant wird es nach dem Absenden: Berechnungen funktionieren auch in E-Mail-Vorlagen und Workflow-Aktionen. Dort werden sie auf dem Server mit den abgesendeten Antworten ausgewertet.
Leg dazu unter „Workflows“ einen Workflow mit dem Trigger „Bei Absenden“ an und füge die passenden Aktionen hinzu. Mehrere Aktionen laufen nacheinander ab.
Bestätigungsmail mit Richtpreis
Mit der Aktion „E-Mail senden“ schickst du der Person eine Zusammenfassung. Den Empfänger übernimmst du aus dem E-Mail-Feld. Betreff und Text unterstützen Platzhalter und Berechnungen:
Hallo {{Name}},
danke für deine Anfrage vom {{= datum() }}.
Wandfläche: {{Flaeche}} m²
Abdeckarbeiten: {{= {Abdecken} * 80 }} €
Richtpreis brutto: {{= round(max({Flaeche} * 12 + {Abdecken} * 80 + 40; 250) * 1.19; 2) }} €
Der Betrag ist ein unverbindlicher Richtpreis. Dein verbindliches Angebot erhältst du nach einer kurzen Prüfung von uns.Datum und Uhrzeit sind in E-Mails und Workflow-Aktionen auf deutsche Zeit (Europe/Berlin) bezogen. Mit datum() und uhrzeit() lässt sich nicht rechnen – sie liefern nur Text.
Datensatz für deine Angebotsliste
Mit der Aktion „Datensatz-Eintrag anlegen“ schreibst du jede Anfrage in einen Datensatz, also eine Liste innerhalb von Formenio. Auch hier kannst du den Richtpreis als Berechnung hinterlegen. So siehst du alle offenen Anfragen mit Größenordnung auf einen Blick, ohne jede Antwort einzeln zu öffnen.
Brauchst du den Betrag als eigenen Wert in der Antwort selbst, setzt die Aktion „Formularfeld aktualisieren“ den gespeicherten Wert eines Feldes auf eine Berechnung. Für die Arbeit im Team kann zusätzlich eine Tabelle sinnvoll sein – wie das geht, zeigt Formular mit Google Sheets verbinden.
Wie viele Workflows und Datensätze dein Plan enthält, siehst du in der Preisübersicht.
Häufige Stolpersteine
Das Ergebnis ist immer 0. Meist steckt die Menge in einem Textfeld oder das Feld ist leer. Stell auf ein Zahlenfeld um.
Der Platzhalter bleibt leer. Ursache ist oft eine Division durch 0 oder eine ungültige Formel. Prüf die Klammern und füge die Felder neu über „Variable“ ein. Erscheint „Unbekanntes Feld“, wurde das Feld gelöscht oder umbenannt.
if reagiert anders als erwartet. Die Funktion prüft nur „0 oder nicht 0“. Vergleiche wie „größer als 50“ gibt es nicht. Für Schwellen nimmst du max und min, für Ja-oder-Nein-Fälle ein Ja/Nein-Feld.
Die Preise ändern sich. Feste Preise stehen in der Formel. Bei einer Preisänderung musst du sie an jeder Stelle anpassen: im Hinweistext, in der E-Mail und in den Workflow-Aktionen. Eine kurze Liste, wo welche Formel steht, spart später Suchen.
Vor dem Livegang lohnt sich ein Durchlauf mit echten Zahlen: einmal unter dem Mindestauftrag, einmal darüber, einmal mit und ohne Zusatzleistung. Rechne die Ergebnisse von Hand nach und schick dir die Bestätigungsmail selbst.
Fazit
Ein Formular mit Berechnung beantwortet die Preisfrage, bevor sie gestellt wird: Mengen und Zusatzleistungen gehen live in die Summe ein, max sichert den Mindestauftrag ab, und ein klarer Hinweis macht aus der Zahl einen unverbindlichen Richtpreis. Per Workflow landet dasselbe Ergebnis in der Bestätigungsmail und in deiner Angebotsliste, ohne dass du nachrechnen musst. Einen Startpunkt findest du in den Vorlagen, die übrigen Bausteine wie Bedingungen, Datensätze und Workflows in der Funktionsübersicht.
